Vähennyskelpoisuus?

Vähennyskelpoisuus 

Olet ehkä kuullut sanottavan, että palkat ovat vähennyskelpoisia tai että tietty kulu on vähennyskelpoinen. Vähennyskelpoisuudesta puhutaan myös silloin kun lasketaan kuinka paljon arvonlisäveroa saa vähentää edustuskuluina tai muussa vastaavassa tilanteessa. Tällä tarkoitetaan sitä, kuinka suuren osan arvonlisäverosta saa kirjata kirjanpitoon yrityksen perimäksi arvonlisäveroksi ja kuinka paljon voidaan kirjata puhtaaksi kuluksi. 

Vähennyskelpoisuus-termin merkitys

Taloustieteilijät käyttävät joskus outoja termejä ja monimutkaista kieltä saadakseen työnsä kuulostamaan vaikeammalta kuin se onkaan. Vähennyskelpoisuus on tyypillinen esimerkki sanasta, jonka sisältöä moni ei oikeastaan ymmärrä. Vähennykelpoisuus kuitenkin tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että sinulla on oikeus merkitä jotakin kuluksi kirjanpitoosi. Tällöin yrityksen voitto pienenee ja vero alenee, sillä yksityisyritykset maksavat veroa saamastaan voitosta.

Vähennyskelpoisuus tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että sinulla on oikeus merkitä jotakin kuluksi yrityksesi kirjanpitoosi. Tällöin yrityksen voitto pienenee ja vero alenee, sillä yksityisyritykset maksavat veroa tekemästään voitosta. 

Vähennyskelpoisuus merkitsee myös niitä menoja, jotka saat merkitä yrityksesi kuluihin silloin kuin ollaan tässä asiassa harmaalla alueella. Olet ehkä ostanut tietokoneen, jota käytät myös vapaa-ajallasi. Tällöin herää kysymys siitä, onko tietokoneen ostoon liittyvä meno vähennyskelpoinen, eli saatko kirjata kuitin yrityksesi kirjanpitoon, vai tuleeko osto laskea henkilökohtaiseksi menoksi, jota ei saa laittaa firman kirjanpitoon. 

Yleispätevästi voisi sanoa, että kaikkien niiden kulujen, jotka saa merkitä yrityksen kirjanpitoon, tulee olla suoraan sidottuja yrityksen mahdollisuuteen luoda tuloja. Kulun tulee suoraan liittyä yrityksen toimintaan. Kulujen tulee myös olla myös välttämättömiä yrityksen toiminnan jatkumisen kannalta, kuten sähkölaskut, vuokra, tai vaikkapa toimistotuolien osto. Joskus osto tulee jakaa yrityksen ja yksityishenkilön kesken esimerkiksi siten, että 2/3 tietokoneen ostokulusta kirjataan yritykselle, ja 1/3 lasketaan yksityishenkilölle kuuluvaksi. 

Uuden kokovartalopeilin ostaminen kotiisi ei ole vähennyskelpoista kulua yrityksessäsi, sillä tällä hankinnalla ei ole mitään tekemistä yrityksesi liiketoiminnan tai voiton tuottamisen kanssa.

Luonnollisesti saat vähentää yrityksesi huonekalujen oston verotuksessa, mutta on olemassa tiettyjä poikkeuksia, joissa kalustukseen liittyvä kulu ei ole vähennyskelpoinen. Useimmiten kyseessä on tällöin taideteos, jokin antiikkiesine tai arvokas musiikki-instrumentti. Kalusteilla, jotka eivät ole vähennyskelpoisia on joko pysyvä tai jopa kasvava arvo. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että et saa kirjata ostoa yrityksen kuluiksi. Et myöskään saa merkitä kyseistä tavaraa kirjanpidossa normaalisti poistoissa, kuten teet ostaessasi koneen tai muun vastaavan. Et voi laskea arvonalennusta asioille, joilla katsotaan olevan pysyvä arvo.

Vähennyskelvottomat kustannukset yksityisyrityksissä

Sellaisissa tapauksissa joissa tietty kulu ei ole vähennyskelpoinen, ei se laske yrityksen verotettavaa tulosta. Kulut, jotka kirjaat vähennyskelvottomiksi, täytyy sinun merkitä verotettaviksi veroilmoitukseen. Todellinen tuloksesi ja verotettava tuloksesi voivat siis erota toisistaan. Helpoin tapa yksityisyrityksissä on yksinkertaisesti olla merkitsemättä vähennyskelvottomia kuluja kirjanpitoon lainkaan. Tällöin nämä kuluvat ovat yksityisiä kuluja samaan tapaan kuin elinkustannuksesi kuten ruoka, asunnon vuokra, ja kännykän osto ovat. 

Vähennyskelvottomat kulut liittyvät ensikädeltä tilanteisiin kuten yrityksen perustaminen ja siihen liittyvät kulut, sakkojen maksu, lahjat, ja edustuskulut. Näissä tapauksissa kirjanpitotilille merkitään erityinen rivi, joka on tarkoitettu sellaisille kuluille, jotka vaikuttavat tulokseen mutta eivät verotukseen. Esimerkki tällaisesta ovat: XXXX – Yleiset ulkopuoliset kulut (vähennyskelvottomia), XXXX Lähetetyt avustukset ja lahjat (vähennyskelvottomia).

Kun kirjanpitoon on merkitty vähennyskelvottomia kuluja, tulee veroilmoitus täyttää siten, että tällaiset kulut lasketaan yhteen ja yrityksen tulosta korotetaan siten, että suoritettava vero korottuu samalla summalla kuin vähennyskelvottomat kulut. 

Yksityisyritykselle kaikista helpoin tapa käsitellä vähennyskelvottomia kuluja on olla merkitsemättä niitä kirjanpitoon lainkaan. Tällöin tuloksesi on veroilmoituksessa sama luku kuin se, josta maksat veroa. Jos yritys on suurempi ja sillä on oma talousosasto, jolla on aikaa ja tietotaitoa tehdä paljon oikaisuja tilinpäätöksessä ja vuosikirjanpidossa, voidaan ylläpitää myös vähennyskelvottomiin kuluihin liittyvää asianmukaista kirjanpitoa. Tavallisimmin vain yrityksissä, joissa on palkallisia, on merkittäviä vähennyskelvottomia kuluja kirjanpidossa.